La Ética en el trabajo y el Convenio de Confidencialidad.

En las Empresas, el tema de la Ética en el trabajo últimamente ha recibido mucha más atención, ya que es una prioridad que los valores éticos de la Organización coincidan con los que cada miembro de su equipo tenga. Esto con el objetivo de alcanzar una mejora en el entorno laboral. 

Los valores y la ética en el lugar de trabajo son claves para mantener el orden y un sano ambiente laboral. 

La ética individual y la ética del trabajo no pueden separarse ya que cada miembro de la Empresa actuará de acuerdo a su ética individual y convicciones personales.  Repercutiendo directamente en los resultados de la Organización. 

Código de ética en el trabajo

La ética en el trabajo es reglamentada por el Código de Ética Profesional de la Empresa, que básicamente debe contener lo siguiente:   

  • Los valores éticos que asume la empresa, así como los cometidos, metas y su imagen ante la sociedad. 
  • Debe señalar los 4 tipos de conductas: obligatorias, óptimas, deseables y prohibidas. El texto debe ser lo suficientemente claro al distinguir estas conductas, que dependerán de cada Empresa. 
  • Método de evaluación de las conductas. Establecer al Comité que aplicará las sanciones. 
  • Establecer un sistema de sanciones y su aplicación. 

Las sanciones deben ser proporcionales a la conducta evaluada e igualmente debe establecer las recompensas por buenas conductas. 

Convenio de Confidencialidad. Una forma de poder llevar a cabo la ética en el trabajo 

Cuando tenemos nuevos socios en nuestra empresa o contratamos a un empleado o colaborador, además de que cumpla el perfil de lo que estamos buscando, necesitamos que nuestra información esté a salvo. Para eso es indispensable firmar un acuerdo de confidencialidad. 

El convenio de confidencialidad es un acuerdo mediante el cual la persona se compromete a no revelar ningún dato o información que utilice en el desarrollo de sus actividades como colaborador o socio. Sirviendo asimismo para delimitar y establecer un código de trabajo.  

Este convenio vigila que ningún tipo de información de suma importancia que se considere vital para un negocio sea divulgada. 

 El empleado se comprometerá a guardar el secreto y la confidencialidad de toda la información de la Empresa a la que tenga acceso durante la duración de su contrato.  

 La celebración de contratos o convenios de confidencialidad es un básico en toda empresa. Se deben llevar a cabo de forma oportuna y adecuada para garantizar los niveles de confianza entre las partes y asegurar la protección de información. 

¿En qué casos se necesita un convenio de confidencialidad? 

Empleados: 

Firma una Carta de Confidencialidad con tu empleado cuando quieras proteger la información confidencial a la que tiene acceso con motivo de su trabajo.  

Socios y/o Accionistas: 

Para las empresas, es importante tener un respaldo legal que les ayude a proteger la información técnica, comercial e incluso financiera. Esto para que no sea divulgada y ponga en peligro su desarrollo. 

En el caso de que sea un socio o accionista nuevo en la compañía, será necesario firmar un Contrato de Confidencialidad Bilateral o NDA. Y con esto poder proteger la información sensible y confidencial. 

La divulgación de esta información puede provocar pérdidas económicas, de derechos, patentes, bases de datos e incluso el derecho de usar el propio nombre de la empresa. 

¿Qué información queda protegida por este acuerdo? 

Se considera información confidencial la relacionada con clientes, proveedores, estudios de mercado, procesos de negocio, planes estratégicos y de marketing, datos financieros y “know-how”. Es decir, el secreto del funcionamiento del negocio, en el caso de franquicias. 

La información confidencial que se maneja en un negocio, constituye uno de sus bienes más valiosos. 

Por el contrario, no se considera información confidencial o reservada a los conocimientos que tenga el empleado antes de ingresar al puesto de trabajo ni los que le son conocidos por medios informativos. 

Es información relevante, confidencial sensible y tiene relación directa con el negocio la siguiente: 

  • Estados financieros y datos contables 
  • Conocimientos y especificaciones técnicas 
  • Procedimientos y métodos de operación 
  • Estrategias de comercialización 
  • Resultados 
  • Prototipos 
  • Contraseñas 
  • Análisis o estudios de mercado 
  • Diseño e imagen corporativa
  • Software y herramientas 
  • Secretos técnicos industriales 
  • Secretos comerciales. Aquellos que consisten en bases de datos de clientes, proveedores, cálculo de precios, etc. 
  • Secretos sobre organización interna. Relacionados con el personal de la empresa, nómina, situación financiera de la empresa, etc.

¿Qué pasa si el empleado incumple con la carta de confidencialidad? 

Es muy importante estipular claramente en el convenio, las consecuencias en caso de incumplir. 

La persona que viole un convenio de confidencialidad puede ser acreedora a sanciones civiles y penales y será obligado al pago de daños y perjuicios por el mal manejo de la información, algunas sanciones son: 

  • Despido Justificado. La consecuencia más común cuando se incumple este convenio es la rescisión del contrato de trabajo.
  • Pago de Multa, Fianzas y en su caso Privación de la Libertad. Si con la información divulgada se comete fraude, de acuerdo con el Código Nacional de Procedimientos Penales, es un delito.
  • Pago de Multas ante el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI). Incumplir un convenio de confidencialidad y darle un mal uso a los datos personales de particulares, viola la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares.
  • Demanda Civil. Se puede acudir a los tribunales e interponer una demanda solicitando indemnización por daños y perjuicios. Por las ganancias que se dejaron de obtener o proyectos cancelados, debido a la divulgación.  

¿Qué riesgos existen si no celebro un convenio de confidencialidad? 

En la actualidad la información constituye uno de los activos más importantes que puede tener una empresa u organización. Por lo que es una necesidad implementar determinadas políticas para su debida protección. 

El convenio de confidencialidadprotege datos que, al ser divulgados, ponen en peligro tu negocio.  

No contar con un contrato de confidencialidad hace que los beneficios derivados de la información que posees dejen de ser tuyos y pasen a ser de alguien más. Sin poder controlar el uso que se les dará. 

El uso de convenios de confidencialidad previene la pérdida de derechos valiosos como derechos de autor o propiedad intelectual. 

Una empresa que no regula ni procura la aplicación de la ética en el trabajo. Es decir, sin principios y normas de comportamiento, está condenada a tener problemas de resultados, mal ambiente laboral y problemas financieros.