Carta de Confidencialidad para Empleados

¿Qué es?

La Carta de Confidencialidad para Empleados es el documento por el cual un trabajador se obliga a mantener en resguardo y de no divulgar el secreto industrial, los datos personales, información de procesos y cualquier otro tipo de manuales, métodos de fabricación o de administración de la empresa, así como de los clientes o usuarios de la empresa para la cual el trabajador presta sus servicios.

¿Para qué sirve la carta de confidencialidad para empleados? 

Sirve para que el empleado de la empresa con quien se tiene una relación laboral derivada de la firma de un contrato individual o colectivo de trabajo, que es el mismo con quien se firma esta carta de confidencialidad se comprometa a no revelar, transmitir ni divulgar de manera alguna ningún dato, información, contraseñas, know how, métodos de producción, fabricación o distribución de la empresa y de los clientes o usuarios de la empresa a terceras personas ajenas a la empresa en cuestión, incluyendo su cónyuge, concubina o concubinario, padres, abuelos, hijos, nietos, tíos, sobrinos, etc.

Por lo tanto, la carta de confidencialidad para empleados sirve para mantener en secreto nuestra información como empresa. Es decir, para mantenerla a salvo y protegida de que no sea divulgada la información de la empresa que se considera reservada y que se pretende proteger durante la vigencia de la relación laboral e inclusive una vez que se de por terminada la misma. De tal forma, que en ningún caso aún cuando el empleado deje de formar parte de la empresa no tendrá derecho de divulgar ni de disponer de ninguna manera tal información. Pues en caso de así hacerlo incurriría en responsabilidades civiles y penales, en su caso.

¿Qué debo entender por información confidencial?

El término información confidencial se refiere a toda la información confidencial y los secretos comerciales (estén o no descritos o identificados expresamente como “confidenciales”), en cualquier formato o medio, que le sean revelados o que sean desarrollados o aprendidos por el empleado, y que se refieran al negocio, los productos, los servicios, la investigación o el desarrollo de la empresa o de sus proveedores, distribuidores o clientes, y que no sean del conocimiento público.

Asímismo, la información confidencial incluye toda la “Propiedad Intelectual”, que significa todas las solicitudes de patentes, ideas, invenciones, fórmulas, conocimientos técnicos, dispositivos, diseños, métodos, técnicas y procesos, especificaciones, herramientas, programas de computación, obras de autor y todas las demás obras susceptibles de ser protegidas con derechos de autor, diseños de circuitos impresos, topografía de semiconductores o circuitos integrados, información técnica y de productos relacionada con circuitos, y todos los otros derechos de propiedad intelectual y formas de protección de naturaleza similar a las mencionadas anteriormente o que tengan un efecto parecido o similar en cualquier parte del mundo.

¿Qué debo entender por secreto industrial?

Es importante que sepas que tratándose del secreto industrial existe la Ley de la Propiedad Industrial que regula y protege el mismo, a través del Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial.

Propiedad industrial es toda información de aplicación industrial o comercial que guarde una persona física o moral con carácter confidencial. Que le signifique obtener o mantener una ventaja competitiva o económica frente a terceros en la realización de actividades económicas y respecto de la cual haya adoptado los medios o sistemas suficientes para preservar su confidencialidad y el acceso restringido a la misma.

Derivado de lo anterior, la información de un secreto industrial necesariamente deberá estar referida a la naturaleza, características o finalidades de los productos; a los métodos o procesos de producción; o a los medios o formas de distribución o comercialización de productos o prestación de servicios de la empresa.

¿Cómo se debe hacer constar la información reservada?

La información reservada deberá constar en documentos, medios electrónicos o magnéticos, discos ópticos, microfilmes, películas u otros instrumentos similares.

¿Quiénes intervienen?

Patrón o divulgante. Persona que revela u otorga información confidencial a su empleado o receptor.

Empleado o receptor. Persona a la que se le revela o se otorga información confidencial por parte de su patrón.

Requisitos de la carta de confidencialidad para empleados:

• La carta de confidencialidad para empleados debe incluir una duración. La regla general es que la duración de la obligación de confidencialidad del empleado sea equivalente al periodo en el que esté vigente su contrato de trabajo. Sin embargo, puede establecerse un periodo mayor de no divulgación aún cuando se de por terminada la relación laboral únicamente en los casos de protección de la información reservada de la empresa y no en la actividad, industria o giro a la que se quiera dedicar el empleado.

• Debe incluir las sanciones o penalidades a las que se hace acreedor el empleado por incumplir los términos de confidencialidad de la carta. Al revelar, divulgar o utilizar la información confidencial de forma distinta al objeto que se determine en la carta de confidencialidad, de forma dolosa o por negligencia. La sanción puede ser la indemnización por los daños y perjuicios ocasionados, además de las acciones civiles o penales que puedan derivarse de dicho incumplimiento.

• Los términos y condiciones del resguardo de confidencialidad en que debe cumplir el empleado que tenga acceso a la información confidencial y que le sea divulgada por el trabajo que desempeña dentro de la empresa.

• La información puede ser proporcionada de forma oral, gráfica, escrita en cualquier tipo de documento. Y esta información solo deberá ser utilizada para el fin que previamente se determine en el objeto de la carta de confidencialidad.

• La obligación de confidencialidad no se limita solo al empleador que firma la carta sino se hace extensiva a sus colaboradores en el área de trabajo, a sus asociados, y a cualquier persona que derivado de la relación de trabajo que guarde con el empleado, debiera tener acceso a la información clasificada como confidencial.

• Dentro de la obligación de confidencialidad, el empleado y las personas mencionadas en el punto anterior, no podrán reproducir, modificar, hacer pública o divulgar a terceros la información confidencial sin la previa autorización que se realice por escrito por parte del patrón o divulgante.

• El empleado deberá adoptar las mismas medidas de seguridad respecto de la información confidencial a la que tiene acceso. Como si fuera información de su propia empresa, para evitar la pérdida, robo o substracción.

• La carta también deberá contener en que supuestos no aplica la obligación de confidencialidad.

• Las partes deberán devolverse cualquier documentación, antecedentes, copias, tanto física como en electrónico que hayan recibido y se considere información confidencial.

Dudas frecuentes:

¿Puedo incurrir en un delito al incumplir mi obligación de confidencialidad? 

Sí, estarías cometiendo el delito de revelación de secretos contemplado en el artículo 210 del Código Penal Federal en México.

¿Con qué documento lo puedo confundir?

La carta de confidencialidad para empleados se puede confundir con el Memorándum de Entendimiento. El cual generalmente no tiene efectos legales y sirve para que dos o más personas establezcan la intención de emprender algún negocio en común, o bien establecer el deseo de iniciar una relación de trabajo.

¿En qué casos no está obligado el empleado a guardar la confidencialidad?

No se considerará secreto industrial aquella información que sea del dominio público, la que resulte evidente para un técnico en la materia, con base en información previamente disponible o la que deba ser divulgada por disposición legal o por orden judicial. No se considerará que entra al dominio público o que es divulgada por disposición legal aquella información que sea proporcionada a cualquier autoridad             por una persona que la posea como secreto industrial, cuando la proporcione para el efecto de obtener licencias, permisos, autorizaciones, registros, o cualesquiera otros actos de autoridad.

Por lo tanto, generalmente, los casos en los que no existe la obligación de guardar confidencialidad es por lo siguiente:

• Cuando la información se encuentre en el dominio público en el momento de su divulgación al empleado. O, una vez divulgada la información, ésta acceda al dominio público sin culpa ni responsabilidad del empleado.

• Cuando la información ya estuviera en el conocimiento del empleado con anterioridad a la fecha de firma de la Carta de Confidencialidad para Empleados y sin obligación de guardar confidencialidad.

• Cuando la legislación vigente, una orden, resolución o mandato emitido por autoridad judicial competente exija su divulgación. En ese caso, el empleado deberá dar aviso al patrón de tal eventualidad y hará todo lo posible por garantizar que se le dé un tratamiento confidencial a la información.

• En caso de que el empleado pueda probar que la información fue desarrollada o recibida legítimamente de terceros, de forma totalmente independiente a su relación con el patrón.

Fundamento legal:

Ley de la Propiedad Industrial Artículo 82

Código Penal Federal Artículos 201 y 211

Ley Federal del Trabajo Artículo 134

Documentos relacionados:

• Contrato de Confidencialidad o NDA
• Contrato Individual de Trabajo
• Convenio Modificatorio
• Contrato de Licencia de Uso de Marca
• Contrato de No Competencia
• Carta Renuncia
• Finiquito Laboral
• Abandono Laboral